Consejos para ejercer de Entrenador Online

Dentro del sector Fitness cada vez es más normal encontrar entrenadores que llevan algunos de sus clientes online. Tras este año de pandemia, muchos que no se lo habían planteado nunca ya están haciendo la transición. Y algunos otros han decidido ejercer 100% online, sin vuelta atrás, por la flexibilidad horaria y geográfica que supone.

Si eres un entrenador/a que está pensando si dar el salto al entrenamiento online, si llevas ya algunos clientes o te dedicas plenamente a ello, este post tal vez te haga la vida un poco más fácil.

Ahí van 3 consejos para ejercer de entrenador online.

1-Establece unas reglas de comunicación

Cuando llevas los entrenamientos de personas que viven en otras ciudades, lo más probable es que no os encontréis nunca. Eso no quiere decir que vuestra relación tenga que ser fría o distante. De hecho, tal vez entrenar online exija un esfuerzo mayor de comunicación, precisamente para compensar la falta de contacto.

Si quieres ser capaz de crear el mismo vínculo que en una relación presencial, tus competencias comunicativas tienen que estar bien desarrolladas. Debes saber cómo transmitir tu empatía, asertividad y profesionalidad a través de mensajes, emails y vídeos.

Precisamente aquí se encuentra uno de los temas más importantes y al que muchas veces no se le presta atención: hay que establecer unas reglas de comunicación. Si estás siempre disponible para tus clientes por el miedo a ser “frío” o distante, tu trabajo acabará consistiendo en estar respondiendo mensajes día y noche.

Pero no tienes por qué estar hablando con clientes a las 11 de la noche o aguantar reclamaciones si dejas un mensaje sin contestar unas horas.

Para que esto no suceda, deja claras tus reglas de comunicación o páctalas con cada cliente según el trato que quieras darle. Si las dejáis por escrito con vuestras firmas digitales, aún mejor.

Con las reglas claras, el cliente sabe qué esperar y cuándo.

Para ayudar a organizarte mejor puedes usar la técnica del time blocking, que sería dedicar solo unas horas determinadas del día a comunicarte con tus clientes y responder dudas. Por ejemplo: cada día de 11 a 12 y de 4 a 5. Fuera de esas horas, no contestas dudas ni preguntas.

Una opción que puedes plantear es ofrecer más asistencia según el paquete de servicios contratados. 

Cada entrenador debe encontrar el método con el que se sienta más cómodo, pero trabajando online es importante tener un sistema de comunicación que no te convierta en un esclavo del móvil.

2-Trabaja en la nube

Normalmente los entrenadores entregan una planificación personalizada al cliente. Tradicionalmente se ha utilizado el Excel, pero hay softwares mejores que no te obligarán a invertir tanto tiempo… ni a ti ni a tus clientes. 

Al fin y al cabo, con Excel tienes que enviar el documento por email, que te lo rellenen, que te lo envíen de vuelta, modificarlo, volverlo a enviar…

¿Y qué pasa si tus clientes no tienen Excel? Cada vez menos personas están dispuestas a pagar 100€ al año por tener el paquete de Office.

La solución: si vas a ser entrenador online, utiliza herramientas en la nube.

Tienes varias a tu disposición, pero por su extensión y funcionalidades, puedes llevar casi toda tu gestión profesional con Google Workspace.

Google Workspace te ofrece un ecosistema conectado para crear y compartir documentos de texto, hojas de cálculo, PDF, imágenes y presentaciones. Sirve para tus clientes aunque no tengan un correo Gmail. Además, por 4€ al mes tienes más herramientas y la opción de crearte un correo de empresa o marca personal, para dar una imagen más profesional.

Cuando envías una planificación guardada en la nube, el cliente puede acceder desde su teléfono y editarla al momento, sin tener que estar intercambiando infinidad de archivos.

La nube te permite compartir solo los archivos que tú elijas. Puedes crear una carpeta para cada cliente y darle acceso sin que el resto lo vea. Puedes tener allí, siempre disponibles para los dos, las subcarpetas con documentos e información que se necesita ir consultando o rellenando. Si por lo que sea “algo sale mal”, puedes restaurar los documentos a sus versiones anteriores sin problema.

La nube es ideal para tener toda tu información guardada, a salvo del deterioro de los discos duros o errores que puedan ocurrir en tu equipo. Y puedes acceder a todos los documentos de tus clientes desde cualquier parte, sin necesidad de llevar encima tu propio ordenador.

Algunos ejemplos de documentos que puedes tener en la nube:

• La planificación global, sesiones y ejercicios.
• Vídeos y tutoriales sobre ejercicios.
• Cuestionarios iniciales.
• Modelos de acuerdos o contratos, donde queden claros los derechos y deberes del cliente y tú como prestador de servicios.
• Carpeta donde el cliente suba sus fotos.
• Información médica o de otros profesionales de la salud: informes, plan nutricional…
• Documentos varios, tipo “Preguntas Frecuentes” o para dar feedback.
• La contabilidad compartida con tu gestor o las facturas.

3-Elige tus herramientas

Para gestionar tu cartera de clientes necesitas estar bien organizado. Un sistema muy popularizado hoy en día es el Kanban: tableros que diferencian tareas pendientes, tareas en ejecución y tareas terminadas.

En este sentido, las herramientas de productividad y organización personal más conocidas son Trello, Asana, Notion y Clickup. Todas tienen una parte gratuita que te puede ir de maravillas para empezar, y se integran con otras aplicaciones.

También necesitas tu espacio donde guardar plantillas, checklists… en el punto anterior hemos puesto como ejemplo Google Workspace como tu base de operaciones. Otras alternativas para compartir archivos, aunque con menos funcionalidades, son OneDrive o Dropbox.

Otro punto importante como entrenador online es tener controlado el tiempo que dedicas a cada cliente. Esto es muy útil para ajustar tus tarifas.

Por ejemplo, midiendo el tiempo trabajado podrás darte cuenta de que un servicio que has tarifado pensando que te llevaría 10 horas semanales, en realidad te lleva 16. O cuando tengas todas las horas recopiladas del mes, podrás hacer la media de cuánto has facturando por hora. Esto no significa que debas cobrar por hora a tus clientes online, es simplemente una herramienta interna para calcular tus ingresos en función del tiempo trabajado.

Cuando mides tu tiempo también puedes darte cuenta de cómo vas mejorando tu productividad y si estás trabajando lo que esperabas (o te estás pasando). Para esto, la herramienta por excelencia es Toggl.

Para la comunicación, Whatsapp es la más popular, pero si no tienes un segundo teléfono, a muchas personas les genera demasiado ruido juntar ocio y trabajo. Puedes tener una aplicación diferente para gestionar la comunicación con tus clientes, como Telegram o Slack. Las tres puedes usarlas desde el móvil y desde el ordenador.

Las videollamadas puedes gestionarlas con Zoom, Skype o Google Meet, o usar las videollamadas integradas de Whatsapp y Telegram.

Y si vas a trabajar con una librería de clases o lecciones, y realmente quieres estar un paso por delante de la competencia, puedes plantearte crear tu propia OTT (plataforma over the top, tipo Netflix). Parece muy sofisticado, pero con la tecnología actual es mucho más fácil de lo que parece.

Conclusiones

Lo que sirve hoy, mañana deja de hacerlo. Todos los negocios se van digitalizando, y el Fitness no es una excepción. Por eso cada día se vuelve más importante que los entrenadores sepan marketing digital y aprendan a dar servicio a sus clientes por canales online. No solo porque el mercado lo demanda cada vez más, también por la oportunidad que supone para los propios profesionales: libertad, flexibilidad y alcance.Cada especialización requiere unos sistemas concretos, y en el entrenamiento online destacan la elección de herramientas, utilizar la nube y tener unas buenas reglas de comunicación.